Cómo organizar pedidos por WhatsApp sin perder detalles
Una conversación puede contener varias fotos, cambios de cantidad y una dirección enviada al final. Para preparar la venta necesitas un resumen que el cliente confirme y un responsable que pueda continuar el trabajo.
Por el equipo de aureo. ·
Distingue una consulta de un pedido confirmado
Preguntar por un precio no significa comprar. Define en qué momento el negocio considera que existe un pedido: por ejemplo, cuando el cliente acepta un resumen con productos, cantidades y condiciones de entrega. La confirmación del pedido tampoco demuestra que el pago ya llegó.
Esta separación ayuda a quien atiende y a quien prepara la mercancía. Puedes tener una compra confirmada que espera revisión del pago, o un pago identificado cuya entrega necesita coordinación. Describe cada situación con palabras que use tu equipo.
Prepara un resumen que se pueda verificar
- Referencia del pedido y contacto del comprador.
- Producto elegido, variante y cantidad.
- Precio por artículo, subtotal y cualquier ajuste autorizado.
- Costo de entrega confirmado o indicación de que está pendiente.
- Total y moneda, con las condiciones de pago correspondientes.
- Modalidad de entrega y datos necesarios para coordinarla.
Ejemplo de mensaje, para adaptar: «Tu pedido incluye [producto y variante] por [cantidad]. El total es [monto y moneda], con [condición de entrega]. ¿Confirmas estos datos?». Los campos entre corchetes deben sustituirse con información real.
Si todavía falta el costo de delivery, no presentes un total definitivo que lo omita. Indica qué falta y pide al cliente la información necesaria para calcularlo.
Vuelve a confirmar cuando cambie la compra
Si el cliente sustituye un producto o agrega una unidad, actualiza el resumen completo. Un mensaje suelto como «sí, agrégalo» puede referirse a varios artículos mencionados antes. Pregunta cuando la intención sea ambigua.
Antes de preparar el paquete, verifica existencias. Si la tienda también vende en el local, define cómo evitar que dos vendedores comprometan la última unidad. El proceso depende del inventario y de las reservas que tenga implementadas el negocio.
Un producto agotado requiere una alternativa aceptada por el comprador. El equipo no debería reemplazarlo por otro parecido sin confirmación, aunque el precio sea el mismo.
Entrega al equipo una tarea concreta
La persona responsable necesita saber qué revisar y qué está pendiente. Un aviso útil contiene el resumen, la conversación y el siguiente paso. «Nuevo mensaje» aporta menos que «pedido confirmado, revisar pago antes de preparar».
En el flujo de compras de aureo., la IA puede confirmar productos y total con el cliente; el equipo verifica el pago y prepara la entrega. El alcance de catálogo y pedidos debe estar configurado para ese negocio. Puedes revisar el servicio de ecommerce por WhatsApp para definirlo.
Al cerrar el día, compara los pedidos confirmados con los preparados y los pendientes. Busca los que quedaron sin responsable y deja una nota comprensible para el siguiente turno.